La location de salle est indispensable pour organiser divers événements professionnels (séminaires, réunions d’affaires, assemblées générales, etc.).
Afin de renforcer ces activités, rien ne doit être laissé au hasard lors de leur préparation.
Faire appel à un business center est idéale pour faciliter tous les aspects organisationnels, logistiques et techniques de ces activités professionnelles.
Alors que devez-vous savoir lors de la location de salle de réunion pour réussir votre événement ? Toutes les questions et réponses importantes peuvent être trouvées ici!
La location de salle de réunion propose-t-elle des prestations pour les pauses ?
La location de salles de réunion au sein d’un business center semble convenir pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. ( En savoir plus sur la location de salle en général sur le site officeriders.com).
En effet, ces lieux proposent d’établir les temps de pause tout au long de la journée. Il est également possible de prévoir la mise en œuvre des petit-déjeuners et de déjeuners.
Les organisateurs utilisent cet avantage pour se concentrer sur d’autres aspects de l’événement professionnel.
Vous souhaitez en profiter ? Il est donc nécessaire de déterminer à l’avance ce dont vous avez besoin :
- le nombre de participants envisagé,
- la livraison de plats alimentaires ou l’importation de nourriture,
- le choix de nourriture végétarienne.
Prenez le temps sur le mise en point de ces éléments, en élaborant un brainstorming en interne pour gagner du temps lors de la location de salle de réunion auprès de professionnels expérimentés.
Quels sont les services fournis lors de la location de salle de réunion en business center ?
La location de salle, atypique ou non, dans un centre d’affaires permet de profiter de nombreux services complémentaires disponibles ou sur demande.
La plupart du temps, il est possible de bénéficier d’un emplacement idéal avec :
- une salle de pause calme et modulable,
- des espaces de travail fermés ou non reliés à la salle de réunion,
- des équipements modulables pour répondre aux besoins de l’événement professionnel (fauteuils , tables, chaises, tableau blanc, etc.).
De plus, dans la plupart des cas, la salle de réunion est équipée des outils répondant aux besoins de l’entreprise en fonction de ses activités professionnelles (vidéoprojecteur, connexion Internet, micro, scanner, écran TV, branchement informatique).
Ainsi, les entreprises qui utilisent ces espaces professionnels peuvent venir s’installer dans un lieu sans contraintes matérielles ou organisationnelles. Elles se concentrent uniquement sur leur travail professionnel !
Est-il sécuritaire d’entrer dans une location de salle de réunion ?
Que la location soit de plusieurs jours ou de quelques heures, la même sécurité est assurée par les services du business center. Seules les personnes louant la salle de réunion peuvent y entrer.
De cette façon, il est possible d’entrer facilement dans la salle avec une clé sécurisée ou un code spécial.
Dans tous les cas, il est possible de laisser ses effets personnels et professionnels sur place pour éviter de les transporter. Surtout lorsque vous envisagez de louer des salles de réunion pour plusieurs jours.
Y a-t-il des extras dans le prix de location de la salle de réunion ?
De manière générale, la location d’une salle pour un événement professionnel (conférence, séminaire, formation, réunion, etc.) propose des prestations similaires :
- équipements informatiques (câble, écran d’ordinateur, clavier, scanner, etc.), paperboard
- Connexion haut débit
- Ecran de projection ou vidéo projecteur
- Sonorisation
Ces prestations sont comprises dans le prix de la location. Cependant, pensez toujours à bien vérifier les éléments inclus dans le prix pour éviter tout malentendu lors de votre arrivée sur les lieux.
Il est également possible de demander des services spéciaux adaptés aux besoins de l’entreprise. Par exemple, certaines entreprises prévoient un service traiteur pour le repas du midi aux participants de formation dans une grande salle. Dans ce cas, il faut convenir avec l’équipe du Centre d’Affaires si ce service supplémentaire est possible.
Enfin, il est important de rappeler que la location de salles de réunion a un but précis : faciliter l’activité des professionnels en leur permettant d’établir leurs affaires au sein de la location sans avoir à se soucier des contraintes matérielles.
