Vorsorgevollmacht digital hinterlegen: Was sich im Zentralen Vorsorgeregister geändert hat

Seit dem 1. Oktober 2026 nimmt das Zentrale Vorsorgeregister nicht mehr nur die Information auf, dass es eine Vorsorgevollmacht gibt – es kann die Dokumente selbst in elektronischer Form speichern. Für Menschen, die für den Fall einer schweren Erkrankung oder eines Unfalls vorsorgen wollen, schließt das eine Lücke, die in der Praxis jahrzehntelang für Verzögerungen gesorgt hat: Das Register wusste, dass ein Dokument existiert, aber niemand kam im Ernstfall schnell an den Text heran.

Was das Register bisher geleistet hat

Das Zentrale Vorsorgeregister wird von der Bundesnotarkammer geführt. Eingetragen werden können Vorsorgevollmachten, Betreuungsverfügungen, Patientenverfügungen sowie der Widerspruch gegen das Notvertretungsrecht von Ehegatten.

Bisher vermerkte das Register allerdings nur drei Dinge: dass ein solches Dokument vorliegt, wer darin als Vertrauensperson benannt ist und wo das Papier aufbewahrt wird. Ein Betreuungsgericht konnte damit feststellen, dass eine Betreuung möglicherweise überflüssig ist – den Inhalt der Vollmacht musste es trotzdem erst beschaffen. Lag das Original in einem Bankschließfach oder in einer Schublade bei den Angehörigen, kostete das Tage.

Was sich seit dem 1. Oktober geändert hat

Neu ist, dass auf Antrag elektronische Abschriften der Vorsorgedokumente im Register hinterlegt werden können. Befugte Stellen sehen dann nicht mehr nur den Hinweis auf ein Dokument, sondern können es öffnen und lesen. Zugelassen sind die Dateiformate PDF/A-1b und TIFF, die Obergrenze liegt bei 200 Megabyte – für eine eingescannte Vollmacht von wenigen Seiten also reichlich bemessen.

Wichtig zu verstehen: Die Hinterlegung ist freiwillig und ersetzt das Original nicht. Wer bereits eingetragen ist, muss nichts tun, verliert aber auch nichts. Die digitale Abschrift ist ein Zusatz, keine Pflicht und keine Neuausstellung.

Wer die Dokumente hochlädt

Privatpersonen können die Dateien nicht selbst einstellen. Der Upload läuft über institutionelle Nutzer: Betreuungsbehörden, Betreuungsvereine, Notare und Rechtsanwälte. Wer seine Vollmacht beim Notar errichtet hat, kann diesen bitten, die Abschrift zu hinterlegen. Alle anderen wenden sich mit dem Originaldokument an die zuständige Betreuungsbehörde ihres Landes – in der Regel bei der Stadt oder beim Landkreis angesiedelt.

Dieser Umweg ist beabsichtigt. Eine Stelle, die das Papier in der Hand hatte, bürgt dafür, dass die Datei dem Original entspricht. Es ist dasselbe Muster, das die Verwaltung derzeit an vielen Stellen anwendet: Auch beim digitalen Führungszeugnis steht am Anfang eine geprüfte Identität, erst danach wird es bequem.

Wer die Unterlagen einsehen darf

Einen öffentlichen Zugang gibt es nicht, und das ist der entscheidende Punkt für alle, die sich um den Datenschutz sorgen. Abrufen können die hinterlegten Dateien

• die Betreuungsgerichte über eine gesicherte Verbindung,
• behandelnde Ärztinnen und Ärzte über die Telematikinfrastruktur des Gesundheitswesens.

Angehörige, Arbeitgeber, Versicherungen oder Banken erhalten keinen Einblick. Wer eine Kopie für die Familie möchte, muss sie weiterhin selbst weitergeben – am besten an die Person, die in der Vollmacht benannt ist.

Was die Eintragung kostet

Die Gebühren für die Registrierung sind unverändert und fallen nur einmal an; der Eintrag gilt dann lebenslang:

• 20,50 Euro bei Online-Registrierung mit Lastschrift,
• 23 Euro bei Online-Registrierung mit Rechnung sowie bei der Anmeldung auf Papier mit Lastschrift,
• 2,50 Euro für jede zusätzlich eingetragene Person, etwa einen weiteren Bevollmächtigten.

Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung und Patientenverfügung lassen sich in einem Vorgang anmelden – die Grundgebühr deckt alle drei ab. Das Verfassen selbst kostet nichts, wenn man die Formulare des Bundesjustizministeriums nutzt; eine notarielle Beurkundung von Vollmacht und Patientenverfügung liegt bei durchschnittlichem Vermögen meist zwischen 150 und 400 Euro. Verglichen mit anderen Posten, die Haushalte in diesem Jahr tragen – etwa dem gestiegenen Zusatzbeitrag der Krankenkassen –, ist das eine einmalige, überschaubare Summe.

Was Sie jetzt sinnvoll tun können

• Prüfen, ob überhaupt eine Vorsorgevollmacht existiert – ohne sie bestellt im Zweifel das Gericht eine Betreuung.
• Vorhandene Dokumente auf Aktualität durchsehen: Adressen, Telefonnummern und benannte Personen veralten schneller als der Text.
• Beim Notar oder bei der Betreuungsbehörde nachfragen, ob die elektronische Abschrift hinterlegt werden kann.
• Die Vertrauensperson informieren, wo das Original liegt. Ein Register hilft nur, wenn jemand weiß, dass es einen Eintrag gibt.

Die Neuregelung macht aus der Vorsorge keine Formsache, aber sie nimmt dem Ernstfall einen Teil der Hektik. Wie beim neuen Recht auf Reparatur gilt auch hier: Der Anspruch steht auf dem Papier, den Nutzen hat nur, wer ihn aktiv einfordert.

Häufige Fragen

Muss ich meine bestehende Eintragung erneuern?

Nein. Eine bereits erfolgte Registrierung bleibt gültig und läuft nicht ab. Die elektronische Abschrift ist ein freiwilliger Zusatz, für den keine neue Grundgebühr anfällt.

Kann ich die Datei selbst hochladen?

Nein. Der Upload ist institutionellen Nutzern vorbehalten – Betreuungsbehörden, Betreuungsvereinen, Notaren und Rechtsanwälten. Als Privatperson legen Sie das Originaldokument dort vor und stellen den Antrag.

Sehen meine Angehörigen die hinterlegte Vollmacht?

Nein. Zugriff haben ausschließlich Betreuungsgerichte und behandelnde Ärztinnen und Ärzte über gesicherte Wege. Angehörige brauchen weiterhin eine Kopie von Ihnen selbst.

Quellen

• Zentrales Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer
• ZDFheute: Das bringt die neue Funktion für Vorsorgedokumente im Notfall
• Werra Rundschau: Änderung im Zentralen Vorsorgeregister ab Oktober

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