Un bon premier contact suffit pour renvoyer une bonne image. Que vous soyez une TPE, un indépendant, un entrepreneur… si vous n’êtes pas disponible pour prendre les appels de vos prospects, de vos clients, de vos fournisseurs, de vos partenaires… n’hésitez pas à opter pour un service de secrétariat téléphonique. Vu que chaque appel est important, il est essentiel de gérer la réception avec sérieux et professionnalisme. Tout de suite, voici les avantages de ce service.
Qu’est-ce que le service de secrétariat téléphonique ?
Service de gestion du secrétariat d’une entreprise, la permanence ou le standard téléphonique est fourni par des professionnels experts dans le domaine. Il permet l’externalisation des appels entrants pour optimiser la relation entre l’entreprise et ses fournisseurs, partenaires, clients… L’accueil téléphonique est personnalisé et de qualité, que ce soit pour répondre aux questions ou pour renseigner les appelants. Il y a la compréhension des appels pour pouvoir donner aux correspondants des informations exactes et utiles sur l’entreprise et ses offres. Suivant la demande des appelants, il y a la prise de message ou l’orientation vers les bons interlocuteurs. Mais un spécialiste du secrétariat téléphonique gère aussi les agendas des collaborateurs.
Tous les avantages du service de secrétariat téléphonique
- Le professionnalisme: Qu’importe la taille et le domaine d’activité, le service de secrétariat téléphonique propose un personnel de qualité. D’ailleurs, il est possible de prendre des secrétaires spécialisés qui sauront répondre convenablement aux besoins particuliers des appelants. Ils répondent à leurs questions suivant le briefing du client. Dans le même volet, la permanence téléphonique est disponible pendant les heures de fermeture. Ainsi, aucun appel n’est perdu.
- Pour une bonne image : L’image et la crédibilité des entreprises passent par un excellent accueil téléphonique. Même si elles peuvent gérer le service de secrétariat en interne, confier la tâche à un prestataire externe et spécialisé offre une meilleure qualité de service. À savoir que traiter les appels demande des compétences. Avec la permanence téléphonique, elles profitent d’une grande expertise, car les secrétaires sont formés dans le domaine.
Crédits : Pixabay - Le gain d’argent : Le secrétariat téléphonique permet aux entreprises un bon contrôle de leur budget. En effet, si elles embauchent du personnel pour faire cette tâche, elles paient plus les charges sociales. En choisissant ce service, elles ne règlent que le travail réalisé par le secrétaire à distance. Mais encore, il n’est pas nécessaire d’investir pour aménager le poste de travail. Également, il n’y a pas de congés maladie, de congés payés… ainsi, on ne rencontre plus des problèmes d’organisation. Tout cela ne fera qu’amoindrir le budget.
- Le gain de temps : Ce service offre encore aux entreprises un gain de temps. En externalisation le secrétariat, elles permettent à leurs collaborateurs de se concentrer entièrement sur leurs tâches quotidiennes pour le bon développement de l’activité. Il ne faudrait pas oublier que la permanence téléphonique s’occupe de la gestion de l’agence et des prises de rendez-vous. Tout cela demande du temps. Si les collaborateurs sont régulièrement interrompus par les appels entrants durant leur travail, cela aura des effets négatifs sur leur productivité.
