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jeudi 19 mai 2022

Comment gagner du temps au quotidien avec Excel ?

Merveilleux outil de travail, Excel simplifie grandement les tâches quotidiennes des professionnels. Il permet de réaliser de simples tableaux avec de beaux graphiques. Il offre aussi des fonctionnalités que l’on ne connaît pas toujours, mais qui permettent pourtant de gagner plus de temps. Certes, elles sont disponibles sur Internet, mais pour les maîtriser rapidement, le mieux est de suivre une formation.

Quelques mots sur la formation Excel CFP

Pour gagner du temps avec l’utilisation d’Excel, suivre la formation Excel CFP auprès d’un organisme habilité par le Ministère de travail est une excellente idée. Elle est dispensée par des formateurs experts en Excel et en formation à distance. Sa particularité est qu’elle se déroule à distance, notamment en visioconférence. Il y a d’abord le test du matériel informatique, l’audit du niveau et les objectifs, l’attribution d’un formateur ainsi que l’organisation des cours. Pendant la formation, tous les participants accèdent entre les cours à l’e-learning. Diverses formules sont proposées suivant les besoins de chacun : la formule classique et la formule sur mesure. Qu’importe le choix, la formation s’achève par une certification bureautique qui est reconnue par TOSA, ENI ou ICDL. Pour information, les formations certifiées Qualiopi sont sur le site officiel du gouvernement, et elles peuvent être financées par le CFP.

Les astuces pratiques pour gagner du temps avec Excel

Dans l’attente de suivre la formation Excel CFP, on vous donne déjà tout de suite quelques astuces pour un gain de temps considérable avec Excel. La première astuce que tout le monde ne connaît pas forcément est la touche multifonctionnelle F4 pour répéter une action. Si elle est précédée de la touche CTRL, elle ferme le classeur ou la fenêtre Excel. Si on ajoute ALT, elle ferme complètement l’application. Si on utilise Excel avec d’autres outils de la suite Office, pour coller sans perdre la mise en forme ou le style, on colle en tant qu’image. C’est surtout le cas s’il faut seulement regarder les données. Si on emploie Excel pour la comptabilité, afin d’éviter les erreurs, on a recours à la mise en forme conditionnelle. On crée une mise en forme en vérifiant que les montants calculés horizontalement sont égaux aux montants calculés verticalement. Au cas où une cellule saute, on est prévenu par la cellule du total qui est de couleur différente. Notre dernière astuce pour gagner du temps avec Excel est l’utilisation de la fonction VLOOKUP pour faire une recherche dans une barre de formule. La fonction HLOOKUP remplace automatiquement une cellule par une autre.

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