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Simplifiez vos communications avec les signatures email automatiques

Internet fait partie de ces technologies qui se sont rapidement intégrées à tous les aspects de notre vie courante. Aujourd’hui, il est presque impossible de toucher à une activité qui n’est pas, en partie, connectée à internet. Pourtant, internet ne s’est pas construit du jour au lendemain. Et son adoption a longtemps nécessité la transposition de règles et de normes du monde réel. Ainsi, l’email qui avait pour vocation de remplacer le courrier postal, en a adopté les codes et bonnes pratiques. Notamment, l’utilisation de la signature email comme cachet d’authenticité, élément de référence et carte de visite. Une bonne pratique dont les enjeux sont souvent mal cernés.

Pourquoi signer vos emails : règle d’étiquette ou rituel professionnel ?

Dans le cas du courrier postal, la signature est souvent la seule réelle marque d’authenticité qu’on peut apporter. C’est censé être la preuve que la lettre a bien été émise par son expéditeur. Certes, les signatures peuvent être falsifiées, mais là n’est pas la question. En somme, la signature a toujours eu pour vocation de dire : “je suis vraiment l’auteur de cette missive”.

Les signatures, tout comme le courrier postal, ont fait leur entrée dans la sphère professionnelle au fur et à mesure que le courrier est devenu un outil commercial. Et, dans la foulée, les règles d’étiquette gouvernant les signatures ont vu le jour. Après tout, il n’est pas envisageable de signer un courrier adressé à un partenaire d’affaires, de la même manière qu’on signerait une lettre envoyée à un membre de sa famille.

Dans le monde professionnel, la signature n’est pas simplement une version stylisée du nom. En fait, c’est rarement le cas. La plupart du temps, les signatures professionnelles sont tous les éléments qui précisent l’identité et le rôle du correspondant. Autrement dit, elles mentionnent le nom de l’auteur, le nom de l’entreprise pour le compte de laquelle il émet le courrier, ainsi que son rôle au sein de ladite entreprise.

Ces informations sont celles qui donnent du crédit à son courrier. En somme, des preuves qui valident son autorité et qui permettent aux correspondants de prendre des décisions commerciales en réponse à la correspondance. Et aujourd’hui, avec les emails, ce sont les mêmes règles qui ont été transposées et enrichies grâce aux capacités technologiques modernes.

Que doit contenir une signature email efficace ?

Aujourd’hui, une signature email efficace doit contenir les informations ci-après :

  • Votre nom
  • Votre titre qui précise votre rôle professionnel
  • Le nom de l’entreprise
  • Les coordonnées de contact de votre choix (Téléphone, site web, email, etc.)
  • Votre adresse

En plus de ces éléments, vous pouvez également y joindre une bannière, des liens vers vos réseaux sociaux, une photo de profil, un logo ou un appel à l’action. Pour vous simplifier la vie, pensez à utiliser le générateur signature email pour profiter de signatures réussies facilement.

Le fait de préciser à nouveau son adresse email et les autres informations de contact dans la signature peut sembler superflu. Mais, il faut garder à l’esprit que dans le cadre professionnel, les courriers sont souvent transférés de votre interlocuteur original, aux autres membres de la pyramide hiérarchique de l’entreprise. Ici, la signature joue le rôle d’une carte de visite virtuelle, qui garantit que vous soyez toujours joignable, quel que soit le parcours de votre email original.

Au-delà de ces informations générales, votre signature email peut aussi contenir d’autres éléments pertinents, selon le contexte de la correspondance. Et, en fonction de l’importance des informations présentées, vous pourrez très bien changer l’ordre dans lequel les éléments de votre signature sont présentées.

Votre signature email comme outil de prospection 

Dans cet article, la signature email a souvent été comparée à une carte de visite. Mais, pour certains professionnels, elle joue également le rôle de pancarte publicitaire. Les marketeurs seront les premiers à dire que chaque point de contact sur internet est une opportunité de générer des leads. Et le marketing par email n’est pas une exception à cette règle.

En effet, chaque personne qui reçoit vos emails ou qui les transfère, développe automatiquement votre audience. Ainsi, il est dans l’intérêt du professionnel, de profiter de cette audience captive pour faire la promotion de son activité.

Ceci se traduit habituellement par un choix méticuleux du style visuel qu’aura la signature email. Les couleurs, les polices, le positionnement (centré, justifié ou décalé) ainsi que les boutons sont autant d’éléments sur lesquels vous avez un contrôle absolu.

À titre illustratif, un professionnel à son compte peut très bien utiliser la signature email comme point d’entrée d’un tunnel de conversion. Il suffit d’y ajouter un lien et un appel à l’action. Sans oublier qu’une telle approche a le mérite de fournir, par nature, l’adresse email du prospect.

Faut-il avoir de signatures email multiples ?

À présent qu’on sait à quoi ressemble une signature email réussie, la question se pose de savoir s’il faut la modifier selon les usages. En règle générale, la réponse est non. Souvent, lorsque vous avez besoin de signatures email différentes, c’est que vous avez des rôles variés aux seins de différentes structures. Auquel cas, il est coutumier d’avoir des adresses emails spécifiques pour ces différents rôles.

Ceci dit, il peut arriver que vous organisiez vos différentes adresses électroniques au sein d’un même logiciel client. Auquel cas, disposer des différentes signatures email en un seul et même lieu, peut être un moyen pratique de vous simplifier la vie. Dans les faits, la plupart des applications emails disposent de telles fonctionnalités.

Ainsi, votre email professionnel, votre email associatif, votre email personnel ou toute autre adresse électronique peuvent avoir leurs signatures respectives. Et ce, sans que ça devienne un fardeau mental supplémentaire pour vous.

Conclusion

Une signature email efficace est un outil précieux dans le monde professionnel. À mi-chemin entre carte de visite et pancarte publicitaire, c’est un élément qui mérite qu’on l’élabore avec soin. Logos, photos, signatures manuscrites et coordonnées de contact. Toutes les informations susceptibles de servir d’authentification de votre personne et de votre rôle au sein de l’organisation peuvent y figurer. En somme, un remarquable outil qui continuera longtemps de marquer les correspondances postales et les emails.

 

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