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mardi 18 mai 2021

Télétravail : les meilleurs outils de communication

Dans le contexte actuel de crise sanitaire due à la pandémie de Covid-19, le travail à distance a été généralisé pour tous les employés en entreprise. Ce mode de travail requiert une organisation particulière. Les télétravailleurs doivent notamment s’équiper d’outils spécifiques pour pouvoir assurer au mieux leurs missions professionnelles. Les équipements de communication sont indispensables pour garder le contact avec les collaborateurs mais aussi et surtout avec les prospects et les clients. Les chefs d’entreprise ont notamment intérêt à installer un logiciel de centre d’appel pour optimiser la gestion de l’entreprise à distance. Et opter pour la téléphonie ip représente, en outre, la meilleure alternative pour chaque travailleur.

Le logiciel centre d’appels, un outil indispensable pour les entreprises modernes

La prospection et le suivi clientèle garantissent la pérennité des activités de l’entreprise. Les managers doivent, donc, trouver les solutions les plus adaptées pour permettre à leurs collaborateurs de garder le contact avec les prospects et les clients. Le logiciel centre d’appels représente l’alternative idéale pour maintenir la communication en toute circonstance.

Cet outil numérique permet aux équipes commerciales, au département support technique, au service client de gérer les nombreux appels qu’ils reçoivent et qu’ils doivent passer. Le logiciel call center intègre aussi des options permettant aux managers d’assurer un suivi en temps réel des conversations téléphoniques à distance. Le chef d’équipe a notamment accès à un tableau de bord présentant différentes données dont l’historique des appels, les statistiques relatives aux appels… Les solutions les plus développées disposent de fonctionnalités spécialisées permettant d’écouter et d’enregistrer les conversations téléphoniques. Cela favorise considérablement les performances des pôles commerciales et relations clients. Les chefs d’équipe ont, par ailleurs, la possibilité d’assurer un suivi de proximité de la productivité de chaque agent.

La téléphonie IP, une solution de communication incontournable pour les télétravailleurs

Les agents assignés au télétravail doivent disposer d’un moyen de communication spécifique pour pouvoir traiter les appels. La téléphonie VoIP constitue la solution la plus pratique et la plus efficace. Cet outil ne nécessite pas d’investissement important pour l’achat de matériels (softphone, téléphone fixe, routeurs spéciaux, etc.) ni de logiciels VoIP dédiés. Il s’agit d’un software à code ouvert, accessible depuis un navigateur ou une application mobile. Un ordinateur avec casque et micro ou un appareil mobile (smartphone ou tablette) connecté à Internet suffit pour accéder au service.

Le service présente, en outre, l’avantage d’être accessible partout dans le monde. Les travailleurs peuvent, donc, s’assurer de pouvoir répondre aux appels des clients depuis n’importe quel endroit et à tout moment.

En plus de la liaison téléphonique, la téléphonie VoIP prend en charge d’autres canaux de communication, à savoir : les appels vidéo et les messages textes instantanés. Les utilisateurs ont la possibilité d’établir des communications sortantes ou entrantes en interne (avec leurs collaborateurs) et en externe.

Par ailleurs, l’outil peut être relié avec les plateformes de discussion instantanée les plus utilisées comme WhatsApp. Les managers peuvent aussi intégrer des instruments de travail supplémentaire dont le CRM ainsi que des fonctionnalités plus étendues : paiement par carte téléphonique, Serveur Vocal Interactif (SVI), DAA…

Le logiciel centre d’appels et la téléphonie VoIP constituent des outils incontournables pour optimiser l’organisation de l’entreprise qui ont généralisé le télétravail pour tous leurs employés. Les agents qui utilisent un logiciel de centre d’appels ou la téléphonie IP sont joignables en permanence. Cela garantit le maintien, la fluidité de la communication interne et permet de renforcer les relations avec les clients, les prospects.

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