Les commerçants ne sont pas obligés d’utiliser un logiciel de caisse, mais c’est essentiel pour l’enregistrement de toutes les ventes, car il donne tous les justificatifs exigés par l’administration fiscale. Si vous possédez un point de vente et que vous désirez l’équiper d’un logiciel de caisse, fiez-vous à nos conseils pour trouver la bonne solution.
Les fonctionnalités selon les besoins de votre entreprise
Afin de trouver facilement un logiciel de caisse parfaitement adapté à votre commerce, vous devrez identifier vos besoins et votre budget. En effet, si vous êtes un restaurateur, vous n’avez pas les mêmes besoins qu’un épicier. Pour un restaurant, il faut une solution permettant de prendre les commandes à distance, de gérer les menus, d’imprimer les notes… alors que pour un épicier, il faut une solution capable de lire les codes-barres, d’organiser les inventaires, de gérer les achats et les stocks… À chaque établissement ses spécificités donc, vous devrez avoir un logiciel de caisse suivant votre activité. Quoi qu’il en soit, un logiciel de caisse doit permettre de suivre les ventes grâce au couplage avec une caisse enregistreuse et la gestion commerciale du point de vente. Il aide aussi dans la gestion des fichiers clients et fournisseurs, dans le respect du RGPD, dans la gestion des stocks et des réapprovisionnements, dans l’analyse des ventes, dans la prise en charge des codes…
Un logiciel respectant la législation
Un logiciel de caisse doit respecter obligatoirement la législation en vigueur ainsi que ses différentes évolutions comme l’ajout de mentions légales, le changement de taux de TVA… L’éditeur du logiciel doit proposer des mises à jour en temps réel. En général, ça se fait via un téléchargement automatique. Mais encore, il doit donner à l’acheteur une attestation demandée par l’administration fiscale, c’est utile en cas de contrôle. Il est à noter que depuis le 1er janvier 2018, tous les logiciels de caisse doivent être homologués. Ils doivent désormais respecter la norme NF 525 pour la lutte contre la fraude à la caisse enregistreuse et RGPD pour le traitement des données personnelles.
Les autres points à retenir
Pour la facilité d’utilisation du logiciel de caisse, il faut s’attarder sur son ergonomie, faites en sorte que ce soit épuré et clair. La navigation doit être fluide pour que les personnes qui l’utilisent se sentent à l’aise lors de sa manipulation. Pensez aussi à vérifier la notoriété de l’éditeur du logiciel de caisse. L’idéal est qu’il soit reconnu et sérieux. Il est essentiel aussi qu’il héberge ses données dans un espace sécurisé. Le mieux est que les serveurs se trouvent en France ou dans l’Union européenne. Voyez également son ancienneté ainsi que le nombre de ses clients, gage de sa fiabilité. En dernier et pas le moindre, prêtez attention au tarif, il faut que ça corresponde à sa qualité.